In dit blog ‘5 tips om je (interne) communicatie te verbeteren’ ga ik in op een heikel punt in veel organisaties. En dat is communicatie. Overal waar mensen samenwerken is communicatie nodig. Het maakt niet uit hoe groot of klein je organisatie is. Als er wordt samengewerkt dan komt het op communicatie aan. Het begint al dat iedereen op de hoogte is wat het doel is waaraan wordt gewerkt. Wat er van medewerkers verwacht wordt.
Als de communicatie niet op orde is dan ontstaat er ergernis, gaat de samenwerking minder goed en komen resultaten onder druk te staan. Dat maakt het belang van een goede communicatie nog maar eens duidelijk. Omdat je dan als een geoliede machine werkt en samenwerkt.
Kennis en ervaring
Je hebt als leidinggevende veel kennis en vast ook een boel ervaring. Toch is voor een goede samenwerking goede communicatie onontbeerlijk. Feitelijk is communicatie het belangrijkste onderdeel van een succesvolle samenwerking en het bereiken van je doelen.
Daarvoor zijn zowel de interne als de externe communicatie van belang. Om dit blog overzichtelijk te houden heb ik het met name over de interne communicatie. Ik geef je 5 tips die je kunt inzetten om je interne communicatie waar nodig te versterken. Doe er je voordeel mee.
Het belang van interne communicatie
Ongetwijfeld heb je het weleens meegemaakt. Je plant een vergadering en iemand zit dan in een verkeerde ruimte. Of je bent lekker aan het werk staat er ineens een klant voor je neus voor een belangrijk gesprek. Jij weet van niets. Dat soort situaties maakt iedereen weleens mee, denk ik. Dat ligt aan de interne communicatie van zo´n organisatie. Die is dan niet in orde, Dat resulteert vaak in onverwachte zaken. Goede interne communicatie is van belang om de voorbeelden die ik gebruik te voorkomen. Maar het helpt ook met andere zaken:
- de neuzen dezelfde kant op
- je medewerkers zijn op de hoogte
- het zorgt voor een veilige sfeer
- bij elkaar en bij de organisatie betrokken werknemers
- duidelijkheid over strategie, doelen, verantwoordelijkheden en taken;
- een effectievere en efficiëntere samenwerking. Een goede en goedlopende interne communicatie maakt jouw organisatie simpelweg beter. Iedereen weet waar hij of zij aan toe is en is volledig op de hoogte van strategie en doelen. Zo hoort het eigenlijk. Maar waarom gaat het dan toch zo vaak fout met de interne communicatie?
Hoe verbeter je de interne communicatie?
Het gevaar bij elke vorm van communicatie is dat je denkt dat de ander precies begrijpt wat jij bedoelt. Of dat je ervan uitgaat dat iedereen weet waarvan jij hoopt dat ze het weten. Ook al is iets niet gezegd. Het is goed om daar wat meer zekerheid in te bouwen. Je kunt een medewerker simpelweg vragen om na te vertellen wat jij zojuist gezegd hebt. Stel een vraag om te checken of iedereen begrepen heeft wat je bedoelt.
Hieronder geef ik je nog een vijftal tips waarmee jij meteen aan de slag kunt.
Tip 1: Een intern communicatieplan
Het klinkt, kijkend naar de grootte van jouw organisatie, misschien overdreven om een intern communicatieplan op te stellen, maar dat is het niet. Een communicatieplan kan zeker bijdragen aan vragen als:
- welke rol speelt communicatie in jouw organisatie?
- wat is het belang dat wij hechten aan interne communicatie
- hoe is de communicatie nu ingericht?
- zijn we tevreden met hoe dat gaat?
- waar is verbetering nodig of mogelijk?
Vraag ook om feedback, want communicatie is uiteraard tweerichtingsverkeer. Als je in je eentje communiceert dan praat je met of in jezelf. Dat kan ook helpen maar dat bedoel ik hier niet. Communicatie is per definitie tweerichtingsverkeer
Tip 2: Gebruik digitale mogelijkheden
Zorg er voor dat alle belangrijke informatie voor je medewerkers zoveel mogelijk op 1 plaats te vinden is. Dat iedereen er dan bij moet kunnen lijkt me duidelijk. In de huidige tijd zijn er diverse digitale mogelijkheden om zoiets te organiseren. Zorg dat daar draaiboeken, protocollen, afspraken enzovoorts te vinden zijn. Uiterst overzichtelijk en erg efficiënt.
Groot voordeel van het digitaal organiseren van zoiets is dat niemand zijn of haar werkplek hoeft te verlaten om ergens bij te kunnen of iets in te zien.
Tip 3: Maak verantwoordelijkheden duidelijk
In de communicatie is het belangrijk dat duidelijk is wie waar verantwoordelijk voor is. Dat maakt het voor medewerkers eenvoudiger om iemand aan te spreken bij vragen.
Als jij in het gelukkige bezit bent van mensen met expertise op communicatiegebied of zelfs een aparte communicatieafdeling hebt dan is het de taak van die mensen om te zorgen dat anderen op de hoogte en gemotiveerd zijn. Dat zorgt voor draagvlak binnen je organisatie. Op die manier krijg je de meeste mensen mee.
Heb je een complete communicatie-afdeling? Zorg er dan voor dat je daar mensen neerzet die uitblinken in anderen motiveren. In draagvlak creëren binnen je organisatie. Zo krijg je de meeste mensen mee én weet je zeker dat je mensen graag naar ze luisteren als ze iets te delen hebben.
Tip 4: Zorg dat iedereen met elkaar in contact is
Het maakt daarbij niet uit of je nou met vijf, tien of vijftig man werkt: het is belangrijk dat iedereen met elkaar in contact is. Ook als ze niet op dezelfde afdeling werken of aan hetzelfde project. Voor de ontwikkeling van jouw organisatie is het van belang dat je medewerkers de aanwezige kennis met elkaar uitwisselen.
Ik gebruikte zelf vaak brainstormsessies bij de introductie van iets nieuws en nodigde bewust mensen daarvoor uit. Ook medewerkers die niet direct ermee aan de slag gingen. Kennis is belangrijk.
Tip 5: Blijf elkaar ontmoeten
De hierboven genoemde digitale mogelijkheden houden ook een gevaar in. Als je niet oplet dan zien en ontmoeten medewerkers elkaar niet meer. Dat kan zorgen voor een mindere persoonlijke input van je medewerkers bij de ontwikkeling van je organisatie. Ik vind het daarom een goed plan om daarvoor iets in het leven te roepen.
Vrijblijvend maar toch functioneel. Een vrijdagmiddagborrel maar dan anders. Zodat mensen elkaar blijven ontmoeten en ideeën kunnen uitwisselen en elkaar inspireren. Erg belangrijk. Daarbij komt dat communiceren iets is wat altijd nodig blijft. Het verhoogt de betrokkenheid van de medewerkers en draagt bij aan de motivatie.
Dus blijf als leidinggevende attent. Ook als je interne communicatie goed loopt. Communicatie blijft belangrijk. Altijd.
