8 tips om je focus vast te houden. Menig schoolleider wordt geleefd door de Waan van de Dag. Ondanks een agenda die vaak al een overvolle aanblik biedt komen er in het leven van een schoolleider altijd onverwachte zaken naar voren. Een leraar die je `even` wil spreken. Ouders die nú met jou over de ontwikkeling van hun kind willen praten, je inbox die zowat ontploft. Social media die om je aandacht schreeuwen.
Je herkent vast wel het een en ander in deze opsomming. Dan is het voor een leidinggevende lastig om focus te houden. Om je niet af te laten leiden. Dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Als je aan alles toegeeft, kom je nauwelijks nog aan werken toe. Daarom geef ik je in dit blog 8 tips om focus te houden.
Het belang van focus hebben
Meer focus hebben is voor jou als leidinggevende heel prettig als je je tijd op een effectieve manier wil besteden. Als je focust, dan betekent dit dat je met je volle aandacht aan één taak werkt. Je bent één ding tegelijk aan het doen en je laat je niet afleiden door iets of iemand. Door je volledig te focussen op één ding tegelijk, kun je deze taak sneller en beter gedaan krijgen. Maar focussen is lastig tegenwoordig, omdat we zo makkelijk kunnen worden afgeleid door alles om ons heen. Hoe zorg je ervoor dat je gefocust op één taak kunt zijn en blijven?
Hieronder geef ik je een aantal tips die jou vanaf morgen helpen om meer en beter focus te hebben en te houden.
Tip 1: Zorg voor een geordende werkomgeving
Een rommelig kantoor met daarin een bureau waar de papieren centimeters hoog liggen opgestapeld zorgt zomaar voor onrust in je hoofd. En het confronteert je steeds weer met alles wat nog gedaan moet worden. En dan heb ik het alleen nog maar over de inhoud van die stapel. Zorg dat je iedere dag naar huis gaat met een opgeruimd bureau. Dat zorgt voor rust in je hoofd en daarmee voor een opgeruimde geest. Daardoor kun je je vanaf de start van de volgende werkdag volledig focussen op je werk. Wen je aan om alleen dingen op je bureau te leggen die je daadwerkelijk nodig hebt.
Tip 2: Word niet afgeleid door dorst of lekkere trek
Dorst hebben of zin hebben of krijgen in iets lekkers is een van de belangrijkste redenen waardoor mensen worden afgeleid. Zorg er daarom voor dat je iets te drinken binnen handbereik hebt en datzelfde geldt voor een tussendoortje. Het resultaat is dat je niet van je plek hoeft en rustig door kunt werken ook al heb je dorst of begint je maag te knorren.
Tip 3: Gebruik een to-do lijst
Het niet hebben van focus is nogal eens het gevolg van het niet hebben van overzicht. Het kan je enorm helpen door dat overzicht zelf te creëren door het maken van een to-do lijst. Dan weet je aan het begin van de dag wat je te doen staat. En dat helpt je weer om volledig gefocust aan het werk te gaan.
Als je gewend bent aan het gebruiken van een to-do lijst kan ene volgende stap zijn om de belangrijkste taak bovenaan je lijst te zetten en de minst belangrijke taak onderaan. Neem je niet alleen voor om je dagelijkse lijst af te werken maar doe dat ook gewoon. Altijd en zonder concessies. Je weet zelf wel wanneer je het productiefst bent. Gebruik die wetenschap ook in je werk.
Tip 4: Laat je niet afleiden
Zoals ik in mijn inleiding al schreef zijn er tal van factoren die voor afleiding kunnen zorgen. Die ga ik niet nogmaals herhalen. Maak duidelijk dat je niet afgeleid wilt worden als je lekker bezig bent. Doe de deur van je kantoor dicht en sluit je bewust af. Je kunt je alleen goed focussen als je niet constant wordt afgeleid door van alles en nog wat.
Als je ergens door wordt afgeleid, kan het even duren voordat je weer volledig gefocust bent op de taak waar je mee bezig was. Wat ik zelf doe als ik ongestoord wil werken is bewust een thuiswerkdag plannen. Dan maak je meters en je school draait gewoon door hoor. Daar hoef je niet bang voor te zijn.
Tip 5: Plan bewust een pauze
Eigenlijk ook zo’n open deur maar wel enorm effectief. Neem in je to-do lijst bewust een paar pauzes op. Doe dat regelmatig. Het is nu eenmaal onmogelijk om een hele dag geconcentreerd te blijven werken. Werk daarom in blokken van 60 tot 90 minuten en houd dan een korte pauze. Ga even naar buiten, wandel een stukje of neem bewust tijd voor je leraren. Je neemt bewust afstand van je werk en dat zorgt er weer voor dat je met meer focus na de pauze je werkzaamheden weer kunt oppakken.
Tip 6: Heb een doel
Het houden van focus wordt gewoon veel eenvoudiger als je een duidelijk doel hebt. Een doel voor de activiteit waar je mee bezig bent of gaat of een groter wat verder weg liggend doel. Als je weet waar je zelf naar toe wilt of waar je met je school naar toe wilt dan weet je wat je moet doen: het zetten van de noodzakelijke stappen om daar te komen. En dat lukt nu eenmaal het snelste en het gemakkelijkst als je gefocust met de stappen aan de slag gaat. Een bijkomend voordeel is dat een doel ook motiverend werkt. Omdat je weet waarom je de dingen doet.
Tip 7: Blok bewust tijd in je agenda
Als je bewust één taak kiest die je op een bepaald moment wilt doen helpt het jou enorm als je daar tijd voor blokt in je agenda of op je to-dot lijstje. Dat geeft je de mogelijkheid om die taak ook binnen de gestelde tijd af te ronden. Dit zorgt voor focus bij jou én motiveert om aan de slag te gaan om de taak daadwerkelijk af te maken. Denk maar eens aan de laatste week voor je vakantie, of de laatste dagen voor een tentamen: je kunt dan heel gefocust werken omdat er een deadline aan komt.
Tip 8: Verantwoording afleggen zorgt voor focus
Als je met iemand afspreekt dat iets voor een bepaalde datum af is dan is de kans vele malen groter dat je dat ook daadwerkelijk gaat doen. Ik weet het. Het verschilt natuurlijk van persoon tot persoon of en in hoeverre een afspraak werkt. Maar als leidinggevende geef jij graag het goede voorbeeld en zorg je ervoor dat de taak binnen de afgesproken termijn klaar is.
