De kracht van feedback ligt vooral in de communicatie. En effectief communiceren doe je op zijn minst met zijn tweeën. Ik zie en hoor in mijn praktijk echter vaak terug dat de schuld van het niet goed communiceren snel bij de andere partij wordt gelegd. Naar mijn bescheiden mening heb je toch echt zelf de meeste invloed op de kwaliteit van de communicatie. Dat een en ander niet vanzelf gaat moge duidelijk zijn. Daarvoor is het nodig dat jij de bereidheid hebt om te investeren in je eigen aandeel in de communicatie. Daaraan vooraf gaat de bereidheid om te kijken naar wat jij doet in de communicatie. Maar dat laatste lijkt me vrij logisch.
Feedback
Bij het geven van feedback gaat het er in essentie om dat jij informatie teruggeeft aan de ander. De ander kan met jouw informatie zijn voordeel doen. Volgens mij is dit de simpele kern van feedback geven. Ik beschouw goed gegeven feedback daarom als een cadeautje. Om effectief feedback te geven zijn wel een aantal zaken van belang. Zo is een sfeer van veiligheid, respect en vertrouwen zeker van belang. Is die sfeer niet aanwezig dan is de kans groot dat er verkeerde interpretaties ontstaan. Of misverstanden en weerstand.
Als de ander zich veilig voelt, zal hij durven reageren. Daarnaast is het van belang om tijdens een feedbackgesprek ook zaken te benoemen die goed gaan. Deel dus als het van toepassing is ook complimenten uit. Daar kun je als leidinggevende nooit genoeg van geven. Hieronder deel ik nog 6 tips met jou die je kunnen helpen om de manier waarop je nu feedback geeft eens tegen het lamplicht te houden. Wellicht helpt het bij jouw ontwikkeling als leidinggevende.
Tip 1: Beschrijf alleen wat je ziet
Feedback gaat altijd over gedrag dat je ziet. Dat lijkt een open deur maar je wilt niet weten hoe vaak het niet gaat over het waarneembare gedrag maar over jouw interpretatie ervan. Waarnemen is wezenlijk iets anders dan interpreteren. Waarnemen kun je vergelijken met iets vastleggen. Iets dat je echt ziet. Interpreteren staat voor betekenis geven aan je waarneming. En dat doe jij op jouw unieke manier. Zaken die invloed hebben op jouw interpretatie zijn bijvoorbeeld jouw ervaringen, herinneringen, overtuigingen en normen en waarden.
Tip 2: Geef je feedback bijtijds
Zorg er voor dat je jouw feedback zo snel als mogelijk na het door jou waargenomen gedrag geeft. Dat is het meest zinvol omdat jullie dan allebei nog weten waar het over gaat. Het heeft geen zin om feedback te geven over een gebeurtenis van weken geleden. Daar heeft niemand iets aan. Feedback werkt het beste als de tijd tussen het waargenomen gedrag en de feedback zo kort mogelijk is. De ander zit er dan nog ‘helemaal in’ of kan zich zijn gedrag goed terughalen. Zo voorkom je discussies over ‘toen en daar’ en kun je concrete voorbeelden noemen. Dat voorkomt misverstanden en een verkeerde voorstelling van zaken.
Tip 3: Schakel je gevoel niet uit
Het kan geen kwaad om in je gedachten te houden dat feedback ook gaat over wat het waarneembare gedrag van een ander met jou doet. En dat is erg belangrijk omdat de ander zich dan bewust wordt van zijn acties. Wat de ander doet of zegt roept een bepaald gevoel bij jou op. Jij benoemt dat gevoel.
Tip 4: Praat altijd vanuit ik
Het is verstandig om altijd vanuit jezelf te praten. Ik zie dat… Ik-boodschappen werken beter dan jij-boodschappen. Een jij-boodschap wijst naar de ander (‘Jij doet het fout!’) en heeft vaak tot gevolg dat de ander ontkent of in de verdediging schiet. Het heeft geen zin om de verantwoordelijkheid van het gedrag wat jij hebt waargenomen bij de ander te leggen.
Deze persoon is zich daar vaak niet eens van bewust. Daarbij komt dat je in zo´n situatie jezelf tot slachtoffer maakt. Met een ik-boodschap houd je het altijd bij jezelf. Als jij beschrijft wat je ziet en wat dat met je doet dan is dat nooit onzin. De ander kan daar nooit iets aan afdoen. Wat jij beschrijft zijn namelijk de feiten en jouw gevoel, dat is geen onzin!
Voorbeeld: ‘Ik zag dat je heel erg boos was’ is een interpretatie. ‘Je praatte heel hard en erg snel, ik zag je gezicht rood worden en je sloeg bijna met je vuist op de tafel’ is een waarneming. Door feitelijk te zijn blijf je weg van (ver)oordelen, misverstanden en weerstand.
Tip 5: Laat feedback leiden tot gedragsverandering
Als jij als leidinggevende feedback geeft heeft dat alleen zin als je weet dat het gedrag van je gesprekspartner ook daadwerkelijk te veranderen is. Het heeft niet zo veel zin om daarin te gaan drammen of forceren.
Tip 6: Wees zeker van jezelf
Je weet dat feedback geven ook iets zegt over jou als leidinggevende. Want je geeft feedback op waarneembaar gedrag dat je wellicht stoort. Waarom kies je ervoor om over een bepaald gedrag feedback te geven? Wat raakt de ander bij jou? Is het in strijd met jouw normen en waarden? Heb je er een oordeel over? Als je je gefrustreerd of geërgerd voelt door een persoon of situatie, dan reageer je niet op de persoon of situatie, maar op jouw gedachten en gevoelens over die persoon of situatie.
Die gedachten en gevoelens zijn van jou, ze zijn niet de schuld van de ander! Stel jezelf eens wat vaker de volgende vraag: ‘Wat doet of zegt de ander dat me raakt en wat zegt dat over mij?’ Door dit regelmatig te doen oefen je jezelf meteen in het objectief kijken naar het gedrag van een ander. Misschien komt dan het geven van feedback ook in een ander daglicht te staan.
Ik kan je helpen je bewust te worden van jouw aandeel in communicatie en effectiever te communiceren.
