Delegeren Is Te Leren

Delegeren is te leren. Hoe goed ben jij er in? In werk overlaten aan anderen en er op te vertrouwen dat het goed komt? Vaak hoor ik van leidinggevenden dat ze delegeren een van de lastigste dingen vinden. Behalve als de zomervakantie in aantocht is. Wat jij als leidinggevende anders zo lastig vindt kan dan ineens wel. Taken delegeren. Omdat het moet, omdat je weg gaat, en jijzelf en je partner of gezin er niet op zit te wachten dat je je tijdens je vakantie teveel met je werk bezighoudt (en terecht).

Wat is delegeren?

Delegeren is het overdragen van bevoegdheden, inclusief de verantwoordelijkheid volgens Wikipedia. En net als nee zeggen is delegeren cruciaal om je doelen te bereiken. Veelal zie ik ondernemers  of leidinggevenden zich met de kleinste details bezighouden en moeite hebben de touwtjes uit handen te geven.

Ik hoor overtuigingen als ‘Ik kan het toch het beste zelf’, ‘Dit doe ik nog wel snel even zelf’ en ‘Ik moet het toch altijd controleren om zeker te weten dat het goed de deur uit gaat’ waardoor echt loslaten er niet in zit. Ook herkenbaar voor jou? In dit blog geef ik 5 praktische tips hoe je als leidinggevende toch met een gerust gevoel meer kunt delegeren.

Delegeren is een must

Delegeren, het is voor jou als leidinggevende eigenlijk een must. Het is voor jou onmogelijk om alle ballen zelf in de lucht te houden. Toch zie ik veel leidinggevenden die dit wel proberen. Waarom eigenlijk? Je moet delegeren. Want doe je dit niet dan vertraag je de boel.

Een aantal redenen waarom leidinggevenden in het algemeen niet delegeren kunnen zijn:

1. Ze bang zijn zelf geen controle meer te hebben
2. Ze denken het zelf beter te kunnen en ook nog eens sneller
3. Ze alles eerst zelf willen zien en willen beoordelen

Belangrijke redenen waarom jij wel zou “moeten delegeren zijn:

• Je bent als leidinggevende te duur. Geef dat gewoon toe, voor sommige taken ben je gewoon echt te duur. Laat los
• Je moet keuzes maken anders kom je zelf in tijdnood of werk je te veel
• Wanneer je werk delegeert aan collega’s help je ze om zichzelf te ontwikkelen en raken ze meer gemotiveerd
• Het is handig dat meerdere mensen weten hoe iets werkt. Dat blijkt bijvoorbeeld in tijden van vakantie. Maar uiteraard ook in andere gevallen waarbij mensen wat langer afwezig zijn, lees bijvoorbeeld bij ziekte of als iemand uit dienst gaat

Welke taken kun jij als leidinggevende eenvoudig delegeren?

• Taken die anderen beter kunnen, wees eerlijk. Niemand is goed in alles. Jij ook niet.
• Taken waar je zelf te duur voor bent
• Taken die je zelf moeilijk of vervelend vindt en anderen wel graag doen. Is er niemand om die lastige taak aan te delegeren? Doe hem dan als eerste. Heb je er de rest van de week geen last meer van
• Taken die anderen net zo goed kunnen
• Taken die anderen ook graag willen leren
  Wat uiterst belangrijk is, als je taken delegeert:
• Neem goed de tijd neemt om de betreffende taak over te dragen en aan de ander duidelijke instructies te geven. Dus niet de middag voordat je op vakantie gaat even in een paar minuten afraffelen.
• Wees duidelijk over het resultaat wat je verwacht
• Spreek  een deadline af (een redelijke)
• Delegeer aan de juiste persoon met juiste kennis en vaardigheden
• Wacht niet te lang met delegeren zodat je het probleem van een deadline bij iemand anders neerlegt
• Ga niet zelf met de eer strijken bij een positief resultaat (en bij een negatief resultaat de ander de schuld geven)
• Wees beschikbaar indien men vragen heeft, in uiterste gevallen in je vakantie
• Houd wel overzicht op wat je hebt gedelegeerd en wat de afspraken zijn
• Bemoei je uiteraard niet tussentijds met de taak. Dat is uiterst irritant en wekt weinig vertrouwen
• Evalueer aan het einde wat goed is gegaan en wat niet

Delegeren moet je doen

Ga eens na welke (terugkomende) taken je hebt en welke daarvan je zou kunnen delegeren zodat het jou meer tijd en rust geeft om andere taken op te pakken. Neem hiervoor echt even de tijd. Het kan je uiteindelijk enorm veel tijd besparen!

Waarschijnlijk weet je dit ook wel. Maar het in de praktijk ook echt doen is een ander verhaal. Op zich lijkt het je heerlijk als je meer aan anderen kunt overlaten. Als het dan maar goed gebeurt en je zeker weet dat hun lat net zo hoog ligt. Dat je ervan uit kunt gaat dat het goed komt, dat afspraken worden nagekomen en klanten tevreden zijn. Voor minder doe je het niet. Dus hoe zorg je nou dat het je wel lukt? Of het je in ieder geval makkelijker afgaat.

Hieronder geef ik je 5 praktische tips zodat delegeren steeds eenvoudiger wordt. En hoe meer je er gewend aan raakt, hoe minder lastig je het zult vinden. Dan wordt ook dit een gewoonte en zul je zien dat je daarmee nog meer kunt versnellen.

Tip 1: Werk met de juiste mensen

Alles begint bij de juiste mensen om je heen verzamelen. Want heb je de juiste mensen, die je vertrouwt, die bij je passen en die in sommige taken beter zijn dan jij, dan is het overlaten van werk aan die personen een stuk makkelijker. De juiste mensen zijn niet de mensen die alleen de skills hebben om een taak goed te vervullen. Het zijn de mensen die passen bij jouw energie en waarden.

Het zijn de mensen die beter zijn in de dingen die jij het minst leuk vindt om te doen. Het zijn de mensen die bijdragen aan je team en organisatie als geheel en zich helemaal kunnen vinden in je missie. Of je deze mensen nou in dienst hebt of ze freelance voor je werken, zorg dat ze passen bij jou en jouw organisatie. Investeer tijd en energie in het vinden van jouw ‘juiste’ mensen.

Tip 2: Wat is belangrijk?

Als je nog veel zelf doet, herken je vast dat je jezelf vaak de vraag stelt ‘HOE ga ik dit (ook nog) doen?’. En zo wordt je to do-lijst alleen maar langer. Merk je dat je jezelf deze vraag regelmatig stelt en is je to do-lijst inderdaad eindeloos? Dan is het hoog tijd om meer uit te besteden. En wat je hierbij meteen helpt, is jezelf een andere vraag stellen. Vraag jezelf niet meer ‘Hoe ga ik dit doen?’, maar vervang hem door ‘Wie gaat dit doen?’.

Dit gaat je helpen om zelf niet nog meer op je te nemen, maar gelijk te denken in de juiste persoon voor de job. Hierdoor wordt je gedwongen om te denken in delegeren. Mooie vraag toch? Een simpele techniek die je anders laat denken en doen.

Tip 3: Het resultaat

Merk je dat je al mensen om je heen hebt die werk van je overnemen, maar ben je eigenlijk vooral taken aan het verdelen (en je meestal toch nog aan het bemoeien met hoe dingen gebeuren), dan is sturen op resultaat iets wat je gaat helpen. Als je iemand vraagt om iets voor je te doen, geef je de opdracht en vertel je welk resultaat je verwacht. Niet meer en niet minder.

Je laat het werk verder over aan degene die het moet doen. Vraag af en toe wel of het lukt en of iemand nog vragen heeft, maar verder laat je iemand zijn gang gaan. Waarschijnlijk word je nog verrast door het eindresultaat. Is de output nog niet wat je had gehoopt? Geef feedback en laat iemand leren. De volgende keer is het al een stuk beter en daarna kan iemand het helemaal zelf.

Tip 4: Delegeren moet je doen

Merk je dat je al mensen om je heen hebt die werk van je overnemen, maar ben je eigenlijk vooral taken aan het verdelen (en je meestal toch nog aan het bemoeien met hoe dingen gebeuren), dan is sturen op resultaat iets wat je gaat helpen. Als je iemand vraagt om iets voor je te doen, geef je de opdracht en vertel je welk resultaat je verwacht. Niet meer en niet minder.

Je laat het werk verder over aan degene die het moet doen. Vraag af en toe wel of het lukt en of iemand nog vragen heeft, maar verder laat je iemand zijn gang gaan. Waarschijnlijk word je nog verrast door het eindresultaat. Is de output nog niet wat je had gehoopt? Geef feedback en laat iemand leren. De volgende keer is het al een stuk beter en daarna kan iemand het helemaal zelf.

Tip 5: Weg met die bedenkingen

Laat al die belemmerende overtuigingen varen. ‘Ik kan dit het beste’. Het is onzin. Natuurlijk ben je als leidinggevende in sommige dingen super goed, maar niemand is goed in alles. Er zijn mensen die beter zijn dan jij in een heleboel dingen. Omarm het.

Het is geen falen, het is slim handelen als leidinggevende. ‘Ik moet alles controleren ’ is ook niet nodig. Je hoort het vanzelf als er iets niet goed gaat. Kan dat vervelend zijn? Ja. Maar geef feedback en zorg dat iemand leert. Dit is een investering.

Daarna gaat het alleen maar beter of je weet dat iemand niet past in je team. Ook dan weet je wat je moet doen. ‘Voordat ik het aan iemand heb uitgelegd doe ik het snel wel even zelf’. Waarom? Zo krijgt iemand nooit de volledige verantwoordelijkheid en daar gaat diegene zich ook naar gedragen. Dus buiten dat jouw to do-lijst langer wordt dan je eigenlijk wilt en je zelf geen focus houdt, voelt de ander zich ook niet serieus genomen.

Loslaten. Het dient je team niet als jij als leidinggevende alles blijft doen. Kijk dus welke belemmerende overtuigingen jij hebt en of ze ook echt waar zijn. Waarschijnlijk kom je er achter dat dit niet zo is. Laat ze los en delegeer. Je zult zien dat je ineens zoveel potentie ontdekt.

Tenslotte

Vind je delegeren op dit moment nog lastig? Ga dan aan de slag met de tips. Zorg dat jij zelf niet de grote vertrager bent van de ontwikkeling van je medewerkers en je organisatie. Daarvoor heb je veel te mooie dromen. En eigenlijk ook een veel te mooi team. Geef je medewerkers die kans om te groeien. Geef ze inhoudelijke taken en de daarbij horende verantwoordelijkheid en budget. Je zult zien wat voor mooie dingen er gebeuren.

Wil jij weer in control zijn en weer grip hebben op je doelen, tijd en taken en vooral ook geen werkstress ervaren? Dan kan ik je helpen. Je leert effectief en ontspannen leiding te geven en bespaart zeeën van tijd, minimaal 1 uur per dag (en dus geld, 1 uur per dag is op jaarbasis zo’n €12.000).

Je krijg rust in je hoofd en overzicht, gaat je richten op je belangrijkste taken, en heel waardevol, je krijgt je doelen scherp en gaat deze sneller en slimmer bereiken. Effectief en Ontspannen Leiderschap ten top!