Hoe voer je een moeilijk gesprek? is een vraag die menig leidinggevende zichzelf weleens stelt. Een pittig gesprek met een medewerker gaat jou als leidinggevende meestal niet in de koude kleren zitten. Je kan soms even helemaal van slag zijn. Alleen met wie moet jij het delen? En heb je wel het goede gezegd en gedaan? De twijfel slaat toe…. Herkenbaar voor jou? In dit blog lees je hoe je hiermee om kunt gaan.
Een moeilijk gesprek kan er voor zorgen dat je jezelf achteraf aardig rot voelt. Het maakt dan niet uit of dat gevoel van jou terecht is, het voelt nou eenmaal zo. Je bent er een beetje van van slag, blijft er maar aan denken en begint te twijfelen. Had ik dit niet zo moeten zeggen? Was ik niet te hard? Heb ik het wel goed aangepakt? Was de boodschap duidelijk genoeg? Ik had beter…. Herkenbaar?
Je wordt graag aardig gevonden
Zeker na een moeilijk gesprek kan het gevoel gaan overheersen dat je de boeman bent. Terwijl je juist wil dat iedereen je aardig vindt, ook diegene met wie je dat moeilijke gesprek hebt gevoerd. En wat gaat er wel niet gebeuren als diegene het in de rest van je team gaat delen. Je wordt er zenuwachtig van. Je raakt nog onzekerder en je weet het even niet meer.
De pijn verzachten
Vaak zie ik dat leidinggevenden dan toch weer gaan verzachten. Dat ze gaan pleasen naar degene met wie ze dat moeilijke gesprek hebben gevoerd. Vaak gebeurt hetzelfde naar de rest van het team. Alles om de sfeer goed te houden! Er wordt dan toch weer afgeweken van het in het gesprek ingenomen standpunt en de leidinggevende laat zijn grens los. Uiteindelijk zorgt dit juist voor verwarring bij je gesprekspartner en bij de rest van het team. Het zorgt voor onduidelijkheid en doet meer kwaad dan goed. Natuurlijk snap ik de reactie. We willen nou eenmaal aardig gevonden worden, zeker ook door de mensen in je team. En je wil geen heibel in de tent. Je wil juist een positieve sfeer en een goede samenwerking, dus gezeur moet je niet hebben. Helemaal logisch.
Bewaak je grens
Toch is het belangrijk om bij je standpunt te blijven. Het kan zijn dat iemand het niet met je eens is. Het kan zijn dat de emoties hoog oplopen. Maar je hebt het gesprek niet voor niets. Je hebt er meestal goed over nagedacht en als het goed is ook goed voorbereid. Je hebt het gesprek ook niet zomaar maar met een bepaalde reden. Blijf daar trouw aan ook al maakt een reactie je nu even aan het wankelen.
Bevestiging
Wat je nu nodig hebt is even bevestiging. Bevestiging dat je het goed gedaan hebt, zover dat kon. Maar met wie kan je het delen? Met je partner, met een goede vriend of vriendin? Als je een mentor of coach hebt, kan je die natuurlijk bellen. Maar hieronder ook een drietal tips om jezelf even gerust te stellen.
Tip 1: Kijk naar jezelf
Kun jij jezelf in de spiegel blijven aankijken? Daar bedoel ik mee: sta je volledig achter je boodschap? Kan je het onderbouwen met argumenten? Sta je achter je besluit en weet je waarom je dit moet doen? Dan kan het niet mis zijn. Als je er goed over nagedacht hebt en je staat er volledig achter, dan kan je je het hoe dan ook verdedigen (als dat zou moeten).Je gelooft zelf in je besluit en keuze en kan jezelf dus altijd in de spiegel aankijken. Zorg dat je dit bij elk besluit wat je neemt ook altijd kan. En zeker als leidinggevende moet je met regelmaat lastige gesprekken voeren en nog lastiger besluiten nemen. Gebruik die spiegel, als is het maar figuurlijk.
Tip 2: De ik-boodschap
Heb je de boodschap gebracht vanuit jouzelf? Dus niet wijzend naar ‘Jij doet dit’, ‘Jij zegt dat’, ‘Jij doet nooit…’, ‘Jij doet altijd…’. Maar juist ‘Ik zie dit….’, “Ik hoor je zeggen dat…’ en ‘Ik vind dit niet prettig omdat het mijn grens overgaat’ enz. Als je dat doet, kan iemand anders daar weinig van vinden. Iemand kan de boodschap of feedback niet leuk vinden, maar het is jouw waarneming. Als leidinggevende en als mens. Is het gesprek voor je gevoel raar verlopen of kreeg je een stortvloed aan verwijten terug dan kan het hier aan liggen. Als je namelijk gaat vinger wijzen dan krijg je boosheid en verwijten terug. Terwijl als je het vanuit jouzelf teruggeeft er ruimte is voor dialoog.
Hoe voer je een moeilijk gesprek?
Heb je het doel van het gesprek meteen aan het begin van het gesprek aangegeven? Niet eerst allemaal over koetjes en kalfjes zoals hoe was je weekend of hoe gaat het in jouw praktijk want dan kan het lastig worden om je boodschap duidelijk te brengen. Je gesprekspartner wordt eigenlijk op het verkeerde been gezet. Voor je gesprekspartner is het verwarrend en die weet dat er wat komen gaat. De spanning loopt op. En voor jou is het lastig om dan nog de omslag te maken. Ook is het de vraag of je boodschap dan aankomt. Wees altijd meteen duidelijk. Niet voor niets leer je bij het voeren van slecht nieuwsgesprekken om meteen de boodschap te brengen. Over het doel van het gesprek en breng je boodschap. En heb daarna ook begrip voor de reactie en emotie van de ander.
Geef de ruimte
Laat daar ook ruimte voor. Maar zonder in te leveren op je standpunt of grens. Blijf hier helder in. Ook na het gesprek of bij een eventueel vervolg. Heb je de bovenstaande tips toegepast voor, tijdens en na het gesprek? Dan heb je het op de best mogelijke manier gedaan en kan je je er nu even naar over voelen, maar je hebt het toch maar mooi gedaan. Ondanks dat het niet je favoriete bezigheid is, heb je gedaan wat er moest gebeuren. Je hebt leiderschap getoond. Je mag dus trots zijn op jezelf. En zie je nog punten voor verbetering? Ook geen man over boord. Je hebt je best gedaan en je hebt ervan geleerd. Je kan in het vervolg van het proces nog bijsturen. Het is nooit te laat. En je weet in het vervolg wat je beter kunt doen. Zie het als een leerproces. Wees niet te hard voor jezelf. Je hebt weer progressie gemaakt. Starten met oefenen van een moeilijk gesprek?
