Langdurig verzuim: en dan? Helaas is het voor veel leidinggevenden in het onderwijs de dagelijkse realiteit. Een leraar die vanwege langdurige ziekte afwezig is. Dat is vervelend. Voor iedereen die er bij betrokken is. Het is vervelend voor je leraar en het is vervelend voor jou als leidinggevende. Want jij moet een gat opvullen en in deze tijd van steeds schaarser wordende beschikbare leraren is dat geen eenvoudige opgave.
Iedereen is weleens ziek. Dat gebeurt gewoon. Ook kan het voorkomen dat een leraar niet aanwezig kan zijn. Maar wanneer dit verzuim langer aanhoudt of steeds vaker voorkomt dan is het goed om als leidinggevende eens een verzuimgesprek te houden met je leraar.
Wanneer een van jouw leraren al langere tijd afwezig is door ziekte dan is het goed om samen in gesprek te gaan over de verdere samenwerking. Hoe zien beide partijen die voor zich? Wettelijk liggen er gewoon een aantal stappen en procedures vast maar uiteindelijk komt het een keer tot een verzuimgesprek. Omdat het best lastig is om iemand aan te spreken op zijn of haar verzuim sta ik in dit blog stil bij het voeren van een verzuimgesprek. Vooral over hoe je dat kunt doen lees je in dit blog.
Wat is het doel van het verzuimgesprek?
Het is van groot belang om in het begin van het gesprek samen het doel vast te stellen. Het is goed dat beide partijen inzien dat het doel eigenlijk niet anders kan zijn dan de re-integratie te bevorderen. Het heeft geen zin om er een wedstrijd van te maken wie er nu eigenlijk gelijk heeft. De re-integratie van de afwezige leraar staat voorop en jij wilt er achter komen wat de werkelijke oorzaak is van de (langdurige) afwezigheid van de leraar. Is de werkdruk een oorzaak, ligt er een ziekte aan ten grondslag of moet de reden voor de afwezigheid worden gezocht in de privésituatie?
Door samen de mogelijkheden te verkennen ontstaat er inzicht en inzicht maakt het makkelijker om een geschikte oplossing te vinden.
Stel ook de vraag of de organisatie een rol speelt in het verzuim. Vraag hierop ook door want niet iedere medewerker wil hier bij stilstaan en zoekt het snel bij zichzelf. Door de betrokkenheid van de leraar bij je school te bevorderen kun je mogelijk toekomstig verzuim tegengaan.
Het is belangrijk om als leidinggevende het doel van het verzuimgesprek voor ogen te houden. Het doel is dat jouw werknemer weer in goede gezondheid terug kan keren in je school en toekomstig verzuim kan worden voorkomen.
Jouw voorbereiding op het gesprek
Voor jou als leidinggevende is het van belang dat je jezelf goed voorbereid op het gesprek. Doe dit nooit zomaar “uit het lossen handje”. Realiseer je dat een verzuimgesprek niet niks is. Dat er de nodige belangen spelen. Zowel bij de leraar als bij jou. Dat maakt dat jij je goed voorbereid op het gesprek. Ga niet zomaar in gesprek met iemand over het verzuim. Een verzuimgesprek is niet niks.
Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent. Een goede voorbereiding draagt bij aan het vinden van de juiste woorden en op het stellen van de juiste vragen. Plan een verzuimgesprek ook nooit zomaar midden op een dag. Je hoofd is dan met veel andere zaken bezig. Vlak na een pauze of aan het begin van een dag kunnen jou helpen met een goede voorbereiding.
Goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is voor jouw werknemer net zo belangrijk. Je kunt hem of haar alvast helpen door een aantal zaken of vragen die jij persé wilt bespreken van te voren toe te sturen. Dan kan jou medewerker zich in ieder geval op deze zaken voorbereiden. Vergeet niet om aan te geven dat je ook de oorzaak van het verzuim aan de orde stelt. Ook hierop kan je medewerker zich dan voorbereiden. Dit draagt allemaal bij aan een soepel verloop van het gesprek.
Kijk ook goed naar de plaats waar je het gesprek wilt voeren. Realiseer je daarbij dat het voor je leraar vaak ene drempel is om het gesprek op jouw kantoor te voeren. Het heeft mijn voorkeur om dit elders te doen. Zorg er wel voor dat de ruimte rustig ligt en niet iedereen er zomaar binnen kan vallen. Dat draagt bij aan een veilige sfeer. Vergeet niet dat er tijdens een verzuimgesprek vaak persoonlijke informatie wordt gedeeld en die is zeker niet voor iedereen bestemd. Door een veilige en rustige ruimte te gebruiken kunnen jullie beiden vrijuit spreken.
Het behoeft geen betoog dat het voor jou als leidinggevende uitermate belangrijk is om goed te luisteren tijdens het gesprek. Luister naar wat je leraar te vertellen heeft en vraag door indien dit nodig is. Zorg ervoor dat er geen onduidelijkheden overblijven na het gesprek. Doorvragen voorkomt dit.
Het verzuimgesprek voeren
Bij jouw voorbereiding hoort natuurlijk ook dat je een overzicht maakt van de punten die jij in ieder geval wil bespreken. Ik vind het zelf prettig werken als in dat overzicht een volgorde zit. Dan weet ik zeker dat de zaken waarmee ik informatie denk te krijgen zeker aan bod komen. Anders gezegd: waar begin je mee en welke vraag stel je op welk moment? Hieronder zet ik een aantal mogelijke stappen op een rijtje. Het staat je natuurlijk vrij om daar je eigen ding van te maken.
Allereerst is het belangrijk om niet meteen met de deur in huis te vallen. Het is niet verstandig om meteen te beginnen met de vraag wat nou de exacte oorzaak is van iemands langdurige afwezigheid. Beter is om eerst te vragen hoe het gaat. Vertel zelf ook hoe het met de school gaat en meer specifiek met bijvoorbeeld de groep van de afwezige leraar. Is het gelukt vervanging te vinden? Hoe gaat dat? Waar maak je je zorgen over? Kortom: eerst een korte inleiding die er toe bijdraagt dat je medewerker zich wat meer op zijn gemak voelt. Reken er op dat hij/zij dit gesprek net zo spannend vindt als jij.
Daarna is het belangrijk dat jij de doelen van het gesprek voor jou duidelijk maakt. Geef aan waarom jij dit gesprek wilt voeren en wat je er mee wilt bereiken. Vergeet dan niet om aan je medewerker te vragen of er nog andere doelen zijn voor hem/haar. Vraag eventueel naar de verwachtingen die er bij hem/haar leven. Het is belangrijk dat jullie beide helder hebben waar dit gesprek over gaat en wat de doelen zijn.
Wat is belangrijk tijdens het verzuimgesprek?
Na deze inleiding kun je best overgaan tot het stellen van de vraag waarom je medewerker al lang afwezig is. Neem hierbij geen genoegen met het eerste antwoord maar vraag gericht door. Komt het verzuim door fysieke of mentale redenen? Vraag door naar de oorzaak. Vraag naar het waarom. Kun jij als leidinggevende iets doen aan die oorzaak? Welke hulp kun je verder aanbieden?
Bespreek ook hoe de werknemer zijn proces ziet en wel perspectief hij of zij ziet voor de toekomst. Heeft de werknemer zelf zicht op een oplossing?
Stel heel duidelijk orde op zaken in dit middenstuk van het gesprek. Laat geen losse eindjes liggen. Sluit af met een samenvatting wat de problematiek is en hoe deze aangepakt kan worden.
Ter afsluiting van dit gesprek kun je stilstaan bij praktische zaken. Hoe verloopt het contact met de ARBO arts? Hoe vaak ga je daar heen? Heb je daar vragen over? Hier kun je nogmaals stilstaan bij een soort van samenvatting. Hoe gaan jullie het samen aanpakken? Kan hij of zij minder uren aanwezig zijn of andere taken oppakken? Je mag tegenwoordig best wat verwachten van je zieke medewerker. Maak indien mogelijk een afspraak voor een vervolggesprek. In dat gesprek kun je dan de ontwikkelingen en vorderingen in het proces bespreken.
Vraag altijd of er nog iets anders is wat besproken moet worden en of de werknemer alles heeft kunnen zeggen wat hij of zij wilde.
Wat zijn valkuilen voor jou?
Het voeren van een verzuimgesprek is nooit eenvoudig. Dat geldt voor beide partijen. Er liggen nogal wat valkuilen op de loer voor jou als leidinggevende. Zeker in deze tijd van leraren schaarste kan de afwezigheid van een leraar bij jou tot irritatie leiden. Dit kan dan weer uitmonden in een lastige relatie met de afwezige leraar. Vooral als lang onduidelijk blijft waarom iemand verzuimt. Onderstaand nog een paar valkuilen die je als leidinggevende het best kunt vermijden.
- Negatieve lichaamshouding
- Niet of te weinig doorvragen
- Te nadrukkelijk aanwezig zijn
- Geen begrip tonen
- Niet oplossingsgericht zijn
De beste manier van een verzuimgesprek voeren is door dit met aandacht te doen. Stel doelen op die bereikt moeten worden door het gesprek en zorg ervoor dat het gesprek in alle rust gevoerd kan worden.
Vind je het voeren van een verzuimgesprek lastig? Hopelijk heb ik je met dit blog wat mogelijkheden aangereikt. Wil je er eens persoonlijk mee aan de slag begin dan hier.
